Peut-on parler d'un dossier traité par l'office dans la lettre ?

Non. Le secret couvre tout ce qui a été porté à la connaissance du notaire dans ses fonctions (article 8.1) ; et le guide du CSN rappelle l'interdiction de principe d'une sollicitation en rapport avec une affaire particulière.

Newsletter d'office notarial : prompts dans les règles

Q: Un office peut-il envoyer une newsletter à des prospects ?

Le règlement national (arrêté du 29/01/2024, article 14.3) n'admet la sollicitation personnalisée que par écrit, courrier ou courriel. Le guide de l'Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat (CSN, décembre 2025) recommande de fonder l'envoi sur le consentement explicite de la personne, avec une case non cochée par défaut et une désinscription possible à tout moment.

Une lettre d'information bien faite rend service aux clients de l'office : un point sur une réforme, un rappel avant l'été sur les donations, les questions qu'on entend chaque semaine. Encore faut-il qu'elle respecte les règles de communication de la profession, plus strictes que celles d'une entreprise. Les prompts de cette page aident à choisir les sujets, écrire un article pédagogique, rédiger le texte de consentement et relire l'ensemble avant envoi. Le contenu juridique est validé par le notaire.

Les règles à garder sous les yeux

Règlement national approuvé par l'arrêté du 29/01/2024, article 14, et guide « Introduction à l'intelligence artificielle à l'attention des notaires » de l'Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat (CSN), décembre 2025 :

Règle	Source
Démarchage interdit, y compris sur les réseaux sociaux ; référencement payant et parrainage prohibés	Article 14.2
Sollicitation personnalisée admise seulement par écrit (courrier postal ou électronique) ; démarchage physique, téléphonique et SMS interdits	Article 14.3
Site de l'office : charte graphique et plan de nommage du CSN, aucun encart publicitaire autre que celui de la profession	Article 14.4
Base légale la plus évidente pour solliciter : le consentement explicite ; exemple conforme : case non cochée par défaut, lien vers une information RGPD (règlement général sur la protection des données), désabonnement possible dans chaque message	Guide CSN, p. 29
Interdiction de principe d'une sollicitation « en rapport avec une affaire particulière »	Guide CSN, p. 30

Prompt 1 : choisir les sujets de l'année

Tu es chargé de communication pour un office notarial en France. Propose 12 sujets de lettre d'information, un par mois, pour des clients particuliers et chefs d'entreprise.
Contraintes :
- sujets d'information générale (expliquer, prévenir, rappeler une démarche), jamais de promotion d'un service de l'office ;
- aucun sujet tiré d'un dossier réel ;
- pour chaque sujet : titre de 10 mots au plus, public visé, une question de client à laquelle il répond, et la source officielle à consulter pour l'écrire (service-public.gouv.fr, notaires.fr, Légifrance).
Présente le tout en tableau.

À vérifier : chaque source proposée ; ouvrez-la avant de retenir le sujet, et notez la date de mise à jour de la page.

Prompt 2 : l'article pédagogique de la lettre

Rédige un article de 350 mots au plus pour la lettre d'information de l'office, sur le sujet : [sujet].
Utilise uniquement les informations de cette page officielle, que je colle : [coller le texte de la page, avec sa date de mise à jour].
Structure : une question de départ, 3 intertitres, une liste « À retenir » de 3 points, une phrase finale « Chaque situation est particulière : parlez-en avec votre notaire. »
Ton clair, vouvoiement, aucun chiffre absent de la page fournie. Indique la source et sa date en fin d'article.

À vérifier : chaque chiffre contre la page source ; l'absence de toute formule commerciale (« profitez », « offre », « n'attendez plus »).

Prompt 3 : le texte de consentement du formulaire

Rédige le texte d'inscription à la lettre d'information de l'office, pour le site et pour un formulaire papier remis à l'office.
Éléments à inclure, d'après le guide du CSN : une case non cochée par défaut avec la phrase « Je souhaite recevoir des informations juridiques personnalisées de la part de Maître [NOM], notaire à [VILLE] » ; un lien ou un renvoi vers l'information RGPD complète de l'office ; la possibilité de se désabonner à tout moment, rappelée dans chaque lettre.
Pour la version papier : un formulaire distinct de tout acte, indiquant l'identité du notaire, la finalité (information, invitations, actualités) et la possibilité de retirer son consentement.
Deux versions, 80 mots au plus chacune.

À vérifier : que le formulaire papier est bien séparé de l'acte, comme le guide le prévoit, et que la mention d'information RGPD renvoie vers un texte existant.

Prompt 4 : la relecture déontologique avant envoi

Relis ce projet de lettre d'information d'un office notarial avec la grille suivante, et signale chaque passage concerné en le citant :
1. formule promotionnelle ou comparaison avec d'autres offices ;
2. allusion à un dossier, un client ou un bien identifiable ;
3. affirmation juridique sans source ou présentée comme un conseil personnel ;
4. chiffre sans date ni source ;
5. absence du lien de désabonnement.
Ne réécris pas le texte : liste « passage cité / point de la grille / suggestion ».
Projet : [coller la lettre]

À vérifier : la grille elle-même avec le notaire et, en cas de doute, avec la chambre, qui contrôle a posteriori les instruments de communication selon l'article 14.1.

La liste d'abonnés n'entre pas dans l'assistant

Le fichier des inscrits contient des noms et des adresses recueillis avec un consentement pour une finalité précise : informer. Le guide du CSN rappelle que cette finalité doit être inscrite au registre des traitements de l'office. Copier la liste dans un assistant d'IA pour « personnaliser » la lettre serait un autre usage, non prévu. L'assistant travaille sur le texte commun de la lettre ; l'envoi se fait depuis l'outil de l'office. Les règles générales sont reprises dans l'IA en étude sans données clients.