Peut-on automatiser l'envoi de ces points d'étape par une IA ?

Le guide de l'Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat (décembre 2025) cite comme exemple de décision individuelle automatisée une IA qui modifie seule une date de rendez-vous de signature et prévient le client ; il rappelle alors les obligations d'information du règlement général sur la protection des données (RGPD) et le droit à une intervention humaine. Les prompts de cette page servent à préparer des mails relus et envoyés par un collaborateur.

Faut-il annoncer une date de signature dans un point d'étape ?

Seulement si elle est confirmée par le notaire. Une date évoquée trop tôt devient une promesse aux yeux du client.

Mail de suivi de dossier au client de l'office notarial

La question que l'office entend le plus au téléphone est « où en est mon dossier ? ». Un point d'étape écrit, envoyé avant que le client ne s'inquiète, y répond une fois pour toutes. Les prompts de cette page produisent ce mail en quatre blocs fixes : ce qui est fait, ce qui est en cours, ce qui est attendu et de qui, la suite. Vous donnez l'étape ; l'assistant écrit clair.

Le modèle en quatre blocs

Bloc	Contenu	Exemple pour une vente
Fait	Ce qui est terminé depuis le dernier contact	Avant-contrat signé, diagnostics reçus
En cours	Ce que l'office prépare, en mots simples	Vérifications d'urbanisme et d'hypothèques
Attendu	Ce qui manque, et de qui	Accord de prêt de la banque de l'acquéreur
Suite	La prochaine étape, sans date non confirmée	Proposition de date de signature dès réception

Pour le bloc « En cours », la page de notaires.fr sur les délais de la vente (mise à jour le 13/03/2026) donne le vocabulaire : le notaire constitue le dossier des « formalités préalables », qui touche notamment à l'état civil, à l'urbanisme, au cadastre, aux hypothèques et à la banque du vendeur. Elle évoque aussi, comme ordre de grandeur, une signature environ trois mois après le compromis ou la promesse ; ne la reprenez qu'avec cette prudence.

Prompt 1 : le point d'étape standard

Tu es assistant dans un office notarial en France. Rédige un mail de point d'étape à un client.
Type de dossier : [vente – côté vendeur / vente – côté acquéreur / succession / donation].
Fait : [liste]. En cours : [liste]. Attendu : [élément – de qui]. Suite : [prochaine étape].
Date confirmée par le notaire : [oui : JJ/MM/AAAA / non].
Format : objet « Point sur votre dossier – [TYPE] », 4 blocs titrés « Ce qui est fait », « Ce que nous préparons », « Ce que nous attendons », « La suite », 150 mots au plus au total.
Vouvoiement, mots simples ; explique entre parenthèses tout terme technique en 6 mots au plus.
Si aucune date n'est confirmée, n'en écris aucune et ne promets pas de délai.
Laisse [NOM CLIENT] et [RÉFÉRENCE] en crochets.

À vérifier : que chaque élément « attendu » désigne la bonne personne. Écrire que l'on attend la banque du client alors que c'est le syndic qui tarde crée un malentendu.

Prompt 2 : le point d'étape d'une succession longue

Une succession peut durer, avec des périodes où rien ne semble bouger pour les héritiers.

Rédige un point d'étape pour les héritiers d'une succession en cours, à partir de ces éléments sans nom :
Fait : [ex. : acte de notoriété signé, comptes bancaires interrogés].
En cours : [ex. : attente des réponses de deux assureurs].
Attendu des héritiers : [ex. : factures d'obsèques, titre de propriété d'un terrain].
Écris un mail de 170 mots au plus qui explique pourquoi l'étape en cours prend du temps sans en rejeter la faute sur quiconque, et rappelle ce que les héritiers peuvent faire de leur côté.
Ton calme et respectueux. Aucun conseil fiscal, aucun montant, aucun délai non fourni.

À vérifier : que les éléments cités viennent du dossier et non d'une succession « type » que l'assistant aurait imaginée.

Prompt 3 : répondre à un client inquiet ou mécontent

Un client écrit à l'office, inquiet de ne pas avoir de nouvelles. Résumé de son message, sans nom : [ex. : « cela fait trois semaines, je n'ai rien reçu, je dois donner mon préavis de location »].
Situation réelle du dossier : [étape, ce qui est attendu, de qui].
Rédige une réponse qui :
1. reconnaît l'attente sans se justifier longuement ;
2. donne la situation exacte en 3 lignes ;
3. répond à sa contrainte personnelle sans engagement que l'office ne peut pas tenir (pour une date, écris [À CONFIRMER PAR LE NOTAIRE]) ;
4. propose un appel.
120 mots au plus.

À vérifier : le point 3. C'est là qu'une phrase trop rassurante peut engager l'office ; faites relire par le notaire si la contrainte du client touche à une date.

Prompt 4 : une bibliothèque de points d'étape

Prépare 8 modèles courts de points d'étape pour une vente immobilière, un par étape : ouverture du dossier, diagnostics reçus, avant-contrat signé, délai de rétractation écoulé, attente de l'accord de prêt, date de signature proposée, signature effectuée, titre de propriété transmis.
Chaque modèle : 60 mots au plus, crochets pour les noms et dates, aucune règle de droit détaillée.
Présente-les sous forme de liste numérotée avec un titre par modèle.

À vérifier : chaque modèle par le notaire une fois, avant de l'enregistrer dans les modèles de l'office ; ensuite, seul le contenu entre crochets change.

Ce qu'on ne colle pas

Le point d'étape se prépare avec le type de dossier et l'étape, pas avec le dossier. Le guide du Conseil supérieur du notariat de décembre 2025 rappelle que le secret s'impose à l'ensemble des membres de l'étude et souligne que le contenu des prompts et des résultats est susceptible d'être lu : l'assistant n'a pas à connaître le nom du client, l'adresse du bien ni le prix. Pour la méthode des crochets, voir l'IA en étude sans données clients. Pour expliquer le parcours complet au client, voir les étapes de la vente immobilière.