Faut-il demander toutes les pièces avant le premier rendez-vous ?

notaires.fr indique que le notaire demande ces documents avant le premier rendez-vous et précise que ses deux listes ne sont pas exhaustives. Mieux vaut demander d'abord l'état civil et les pièces essentielles, puis compléter selon le dossier.

Quel acte de décès demander ?

notaires.fr demande des copies intégrales des actes de décès, et non un extrait d'acte d'état civil ni un avis de décès.

Préparer le premier rendez-vous succession : prompts

Le premier rendez-vous de succession se joue souvent avant même d'avoir lieu : les héritiers arrivent avec ce qu'on leur a demandé, ou avec un sac de papiers sans ordre. Les prompts de cette page aident l'office à écrire un mail de prise de rendez-vous humain et précis, à présenter la liste de documents par rubrique, et à préparer l'accueil. L'assistant met en forme ; le notaire décide de ce qui est demandé et donne seul le conseil.

La liste de notaires.fr, à adapter

La fiche « Succession : quels documents fournir au notaire ? » (mise à jour le 15/06/2026) sépare deux blocs, tous deux présentés comme non exhaustifs.

Bloc	Rubriques citées
Concernant le défunt	État civil (copies intégrales des actes de décès, de naissance et de mariage ; carte d'identité ; livrets de famille ; contrat de mariage ou convention de pacte civil de solidarité (PACS), actes de changement de régime, jugement ou convention de divorce) ; testament et donation au dernier vivant ; biens immobiliers (titres de propriété, baux, coordonnées du syndic) ; autres biens (cartes grises, retraites, comptes, titres, assurances-vie, parts de société…) ; passif (dernières déclarations d'impôts, taxes, factures, prêts, frais d'obsèques) ; donations antérieures
Concernant les héritiers	État civil et coordonnées ; situation matrimoniale et pièces correspondantes ; pour la liquidation du régime matrimonial, justificatifs des biens propres du conjoint survivant, de ses comptes et de ses prêts personnels

Bloc

Rubriques citées

Concernant le défunt

État civil (copies intégrales des actes de décès, de naissance et de mariage ; carte d'identité ; livrets de famille ; contrat de mariage ou convention de pacte civil de solidarité (PACS), actes de changement de régime, jugement ou convention de divorce) ; testament et donation au dernier vivant ; biens immobiliers (titres de propriété, baux, coordonnées du syndic) ; autres biens (cartes grises, retraites, comptes, titres, assurances-vie, parts de société…) ; passif (dernières déclarations d'impôts, taxes, factures, prêts, frais d'obsèques) ; donations antérieures

Concernant les héritiers

État civil et coordonnées ; situation matrimoniale et pièces correspondantes ; pour la liquidation du régime matrimonial, justificatifs des biens propres du conjoint survivant, de ses comptes et de ses prêts personnels

La même fiche indique que ces documents servent au notaire à identifier les héritiers, aider aux démarches fiscales et préparer des actes comme l'attestation de propriété immobilière ou l'acte de partage.

Prompt 1 : le mail de prise de rendez-vous

Tu es assistant dans un office notarial en France. Rédige le mail envoyé à un proche qui vient d'appeler l'office après un décès, pour confirmer le premier rendez-vous de succession.
Éléments : rendez-vous le [DATE] à [HEURE] avec [Maître NOM / FONCTION], durée prévue [durée], à [adresse de l'office ou visioconférence].
Le mail doit :
- commencer par une phrase de condoléances sobre, sans formule toute faite ;
- expliquer en 3 lignes à quoi sert ce premier rendez-vous (faire le point, identifier les héritiers, lister les démarches) ;
- annoncer la liste de documents jointe, en disant qu'il n'est pas grave d'arriver sans tout ;
- indiquer qui contacter pour une question [PRÉNOM, téléphone de l'office].
Vouvoiement, 150 mots au plus, aucun conseil juridique ni fiscal, aucun délai annoncé.

À vérifier : le ton. Relisez-le à voix haute : une phrase de condoléances trop appuyée sonne faux. Retirez tout délai que l'assistant aurait glissé.

Prompt 2 : la liste de documents en deux temps

Une liste de quarante lignes envoyée à une personne en deuil a peu de chances d'être suivie. Le prompt la découpe en « pour le premier rendez-vous » et « à rassembler ensuite ».

Voici la liste de documents de succession utilisée par notre office (sans donnée personnelle) :
[coller votre liste, ou les rubriques de la fiche notaires.fr retenues par le notaire]
Le notaire souhaite pour le premier rendez-vous : [ex. : état civil du défunt et des héritiers, contrat de mariage, testament s'il existe, titres de propriété, coordonnées des banques].
Range la liste en deux parties :
1. « À apporter au premier rendez-vous » : uniquement les éléments ci-dessus ;
2. « À rassembler ensuite » : le reste, regroupé par rubrique (biens, comptes et assurances, dettes et factures, donations).
Pour chaque ligne, ajoute entre parenthèses où la trouver en général, en 6 mots au plus. Si tu n'es pas sûr, écris [À COMPLÉTER].
N'ajoute aucun document qui ne figure pas dans ma liste.

À vérifier : la précision « copies intégrales » pour les actes de décès, que notaires.fr distingue de l'extrait et de l'avis de décès ; et que la partie 1 reste courte.

Prompt 3 : la trame d'accueil du premier rendez-vous

Prépare une trame d'entretien pour un premier rendez-vous de succession, à l'usage du collaborateur qui accueille la famille avant le notaire.
Durée : [30] minutes. Contenu :
- comment accueillir et présenter le déroulé ;
- les questions d'organisation à poser (qui sont les interlocuteurs, qui reçoit les courriers, quel moyen de contact) ;
- un emplacement « points pour le notaire » à remplir pendant l'échange ;
- comment conclure : prochaines étapes, documents à envoyer, prochain contact.
Aucune question qui relève du conseil (choix d'option, fiscalité, partage) : renvoie-les vers le notaire avec la phrase « Le notaire vous répondra sur ce point ».

À vérifier : que la trame ne contient pas de question qui appellerait un conseil de la part du collaborateur.

Prompt 4 : le récapitulatif après le rendez-vous

À partir de ces notes de rendez-vous, dont j'ai retiré les noms et les montants :
[coller les notes anonymisées]
Rédige un mail récapitulatif à la famille : ce qui a été fait, les documents encore attendus (liste à cocher), les prochaines étapes annoncées par le notaire, sans en ajouter. 180 mots au plus, crochets pour les noms et dates.

À vérifier : que les étapes reprises sont exactement celles dites par le notaire, sans délai inventé.

Une succession, ce sont des données de toute une famille

Une liste de pièces de succession révèle l'état civil, les biens, les dettes et les donations de plusieurs personnes. Le guide de l'Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat (décembre 2025) rappelle que le notaire ne doit pas avoir un usage de l'IA qui transmette à des tiers les informations reçues dans sa mission, et l'article 8.1 du règlement national étend ce secret à tous les collaborateurs. Les prompts ci-dessus travaillent donc sur votre liste type et sur des notes déjà rendues anonymes. Quand des pièces manquent après le rendez-vous, voyez la relance des pièces manquantes.