Prompts pour office notarial : clients et organisation
Des prompts prêts à copier pour l'organisation de l'office et la relation client : demandes de pièces, relances, suivi de dossier, explications aux clients, notes internes, sources à l'appui.
Promptum Notaires rassemble des prompts prêts à copier pour ce qui, dans un office, entoure l'acte sans être l'acte : demander des pièces, relancer, tenir le client informé, expliquer une étape ou une facture, organiser l'équipe. Chaque page donne le prompt, les éléments à remplacer entre crochets et ce qu'il faut vérifier dans la réponse. Clercs et assistantes les collent dans l'assistant retenu par l'office, sans y verser le dossier lui-même.
Ce site ne propose aucun prompt pour rédiger un acte, qualifier une situation ou donner un conseil juridique ou fiscal : ce travail reste celui du notaire.
Collecter les pièces
- Le mail de demande de pièces au vendeur, rangé par type de bien d'après la liste de notaires.fr.
- Le questionnaire vendeur : questions fermées, notice d'accompagnement, appel de relecture.
- Le premier rendez-vous de succession : mail aux proches, liste de documents en deux temps, trame d'accueil.
- Contrat de mariage et PACS (pacte civil de solidarité) : pièces à demander d'après Service Public.
- La relance des pièces manquantes, au client comme aux tiers, avec un tableau de suivi.
Informer le client
- Le mail de suivi de dossier en quatre blocs : fait, en cours, attendu, suite.
- Les étapes de la vente immobilière en une fiche, de l'avant-contrat à la publication.
- La composition des frais de notaire : droits et taxes, émoluments, débours, honoraires, sans calcul à la place de l'office.
- Le mail après la signature : attestation, publication, titre de propriété.
Organiser l'office
- La note interne : nouvelle procédure, rappel du secret, permanence, usage des outils en ligne.
- La lettre d'information de l'office, dans les règles de communication de la profession.
- Utiliser l'IA en étude sans données clients : la méthode des crochets, qui vaut pour toutes les autres pages.
Deux règles propres à l'office
Le secret d'abord. Le règlement national approuvé par l'arrêté du 29/01/2024 (article 8.1) étend le secret à tout ce qui est porté à la connaissance du notaire, correspondances électroniques comprises, et demande que chaque collaborateur en soit instruit. Le guide de l'Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat (décembre 2025) recommande de partir du principe que l'usage d'une IA comporte par défaut un risque de violation de ce secret. D'où la méthode suivie partout ici : l'assistant travaille sur des modèles et des situations décrites sans nom ; les données du dossier se complètent ensuite dans les outils de l'office. La CNIL, dans ses questions-réponses du 18/07/2024, recommande aussi de désactiver, quand l'outil le permet, la réutilisation des données par le fournisseur.
Le notaire valide. Le même guide rappelle que le notaire reste seul responsable de l'acte et de la qualité du conseil, et que l'usage d'un outil, par lui ou par ses collaborateurs, ne l'en exonère pas. Un texte destiné à un client et qui touche au droit passe donc par sa relecture.
Votre assistant et l'office
Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas connaître ni vos modèles de courrier, ni vos fiches d'information, ni l'organisation de votre office : il faut parfois les lui redonner, sans données de dossier. Pour un outil d'IA pensé à l'échelle de l'entreprise, vous pouvez aussi découvrir ALMA, la plateforme IA pour PME éditée par IArche.
Pour la méthode générale d'écriture d'un prompt, rendez-vous sur l'accueil de la famille : Promptum.
Toutes les pages
- Contrat de mariage et PACS : demander les pièces
Prompts pour l'office : mail aux futurs époux ou partenaires, pièces à apporter, questions préparatoires, d'après les fiches Service Public vérifiées en 2026.
- Expliquer la composition des frais de notaire au client
Prompts pour expliquer droits et taxes, émoluments, débours et honoraires, d'après Service Public, sans calcul à la place de l'office ni chiffre inventé.
- Expliquer les étapes d'une vente immobilière au client
Prompts pour une fiche client claire : avant-contrat, rétractation de 10 jours, conditions suspensives, formalités, signature, publication. Faits tirés de notaires.fr.
- IA en étude notariale : des prompts sans données clients
Écrire des prompts utiles à l'office sans y mettre ce que couvre le secret professionnel : méthode, gabarits à crochets, règles de la profession.
- Mail après la signature de l'acte de vente : prompts
Prompts pour le compte rendu du rendez-vous de signature et le mail qui suit : attestation, publication, titre de propriété, solde du compte, d'après notaires.fr.
- Mail de demande de pièces au vendeur : prompts d'office
Prompts pour écrire le mail qui demande au vendeur ses documents (diagnostics, copropriété, terrain), d'après la liste publiée par notaires.fr.
- Mail de suivi de dossier au client de l'office notarial
Prompts pour écrire un point d'étape clair au client : où en est le dossier, ce qui est attendu, de qui, et la suite. Modèles vente, succession, réponse à un client inquiet.
- Newsletter d'office notarial : prompts dans les règles
Prompts pour une lettre d'information d'office : sujets, article pédagogique, formulaire de consentement, relecture déontologique. Règles du règlement national et du CSN.
- Note interne d'office notarial : prompts pour la rédiger
Prompts pour les notes internes de l'office : nouvelle procédure, rappel du secret, organisation des congés, messagerie. Règles du règlement national citées.
- Préparer le premier rendez-vous succession : prompts
Prompts pour l'office : mail de prise de rendez-vous succession, liste de documents par rubrique d'après notaires.fr, trame d'accueil des héritiers.
- Questionnaire vendeur de l'office : le préparer avec l'IA
Prompts pour construire et clarifier le questionnaire remis au vendeur : situation, servitudes, charges, copropriété, travaux. Questions simples, rien d'inventé.
- Relancer un client pour des pièces manquantes à l'office
Prompts de relance pour un office notarial : première relance, relance ferme, relance d'un tiers, tableau de suivi. Ton courtois, aucune menace, aucune donnée client.