Faut-il envoyer la même liste à tous les vendeurs ?

Non. La page de notaires.fr distingue l'immeuble bâti, l'appartement en copropriété, le terrain à bâtir et le lot de lotissement : le mail ne doit demander que les rubriques qui correspondent au bien.

L'assistant peut-il décider quels diagnostics sont obligatoires pour ce bien ?

Non. notaires.fr précise que certains diagnostics ne sont pas systématiquement obligatoires ; c'est le clerc ou le notaire qui coche ceux qui s'appliquent avant de lancer le prompt.

Mail de demande de pièces au vendeur : prompts d'office

Le premier mail au vendeur décide souvent de la durée du dossier : une liste confuse ou trop générale, et les pièces arrivent au compte-gouttes. Les prompts ci-dessous transforment votre liste interne en un mail clair, rangé par rubrique, que le vendeur peut cocher au fur et à mesure. L'assistant met en forme ; c'est vous qui choisissez les pièces.

La liste de référence, par type de bien

La page « Les obligations liées à la vente » de notaires.fr (mise à jour le 17/03/2026) range les informations dues à l'acquéreur ainsi. Servez-vous-en pour cocher ce qui s'applique, puis collez seulement les lignes retenues dans le prompt.

Type de bien	Ce que la page cite
Tout bien	Renseignements déterminants pour le consentement de l'acquéreur ; servitudes ; hypothèques ou privilèges ; autres charges (pacte de préférence, contrat d'affichage publicitaire)
Immeuble bâti	Dossier de diagnostic technique (DDT) regroupant les diagnostics obligatoires ; la page en compte 11, dont certains ne sont pas systématiquement obligatoires
Appartement en copropriété	Fiche synthétique, règlement de copropriété, état descriptif de division, procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années ; montant des charges et sommes dues ; état global des impayés ; part du fonds de travaux ; carnet d'entretien ; superficie de la partie privative (loi Carrez) ; notice d'information ; le cas échéant diagnostic technique global et plan pluriannuel de travaux
Terrain à bâtir	Certificat d'urbanisme ; servitudes gênantes ; mention d'un éventuel bornage ; en zone exposée au retrait-gonflement des argiles, étude géotechnique préalable
Lot de lotissement	Autorisation de lotissement, cahier des charges s'il existe, statuts de l'association syndicale le cas échéant, bornage

Prompt 1 : le mail de demande, rangé par rubrique

Tu es assistant dans un office notarial en France. Rédige le mail qui demande au vendeur les documents nécessaires à la préparation de la vente.
Type de bien : [maison / appartement en copropriété / terrain à bâtir / lot de lotissement].
Pièces à demander (je les ai choisies, n'en ajoute aucune) :
[coller la liste cochée]
Pièces que l'office obtient lui-même (à dire au vendeur pour qu'il ne les cherche pas) : [ex. : documents demandés au syndic par l'office, si c'est notre pratique].
Format :
- objet de 10 mots au plus ;
- 3 lignes d'introduction qui expliquent pourquoi ces documents sont demandés ;
- les pièces en liste à cocher, regroupées par rubrique (le bien, les diagnostics, la copropriété, les charges et servitudes) ;
- comment les envoyer : [espace sécurisé de l'office / mail / dépôt à l'office] ;
- date souhaitée : [JJ/MM/AAAA] ;
- signature : [PRÉNOM NOM, fonction, office].
Vouvoiement, phrases courtes, aucun terme juridique sans une explication de cinq mots au plus entre parenthèses. Laisse [NOM VENDEUR] en crochets.
Si une pièce de la liste te paraît ambiguë pour un particulier, signale-la à la fin, sans modifier la liste.

À vérifier : que la liste du mail est exactement celle que vous avez fournie, sans ajout « par prudence » ; que les explications entre parenthèses sont justes (par exemple, la superficie loi Carrez concerne la partie privative du lot).

Prompt 2 : une version courte pour un vendeur pressé

Réduis ce mail à 8 lignes au plus, en gardant toutes les pièces mais en les regroupant par source :
- ce que le vendeur a déjà chez lui (titre, factures, diagnostics réalisés) ;
- ce qu'il doit commander (diagnostiqueur, géomètre) ;
- ce qu'il doit demander au syndic.
Mail : [coller le mail du prompt 1]
Ajoute une phrase qui propose un appel si une pièce est introuvable.

À vérifier : que le regroupement « par source » correspond à la pratique de votre office ; si l'office demande lui-même certains documents au syndic, retirez cette rubrique.

Prompt 3 : expliquer une pièce que le vendeur ne comprend pas

Un vendeur demande ce qu'est [ex. : l'état descriptif de division / le carnet d'entretien / la fiche synthétique de la copropriété] et où le trouver.
Écris une réponse de 80 mots au plus : ce que c'est en une phrase simple, qui le détient en général, comment l'obtenir.
Si tu n'es pas certain de qui le détient, écris [À CONFIRMER PAR L'OFFICE] au lieu de deviner.

À vérifier : la phrase « qui le détient ». C'est là que l'assistant risque de se tromper ; corrigez avec votre pratique.

Ce qui ne va pas dans le prompt

Le mail se prépare avant d'avoir le moindre document : il n'y a donc aucune raison d'y mettre l'adresse du bien, le prix ou l'identité du vendeur. L'article 8.1 du règlement national des notaires (arrêté du 29/01/2024) étend le secret aux correspondances électroniques et demande que chaque collaborateur en soit instruit : une liste de pièces générique, complétée ensuite dans la messagerie de l'office, suffit.

Liste de contrôle avant envoi

Le type de bien est le bon (une maison en lotissement n'a pas la même liste qu'une maison isolée).
Chaque diagnostic demandé s'applique bien à ce bien.
La date souhaitée laisse le temps de commander un diagnostic.
Le canal d'envoi indiqué est celui que l'office utilise réellement.

Quand les pièces tardent, passez à la relance des pièces manquantes. Pour les informations que le vendeur doit déclarer (travaux, sinistres, servitudes), un questionnaire vendeur complète utilement ce mail.