Combien de relances avant d'appeler ?

Aucun texte ne le fixe. Choisissez une règle pour l'office, par exemple deux relances écrites puis un appel, et notez-la dans la procédure interne pour que tout le monde l'applique.

Peut-on écrire à un client depuis une adresse personnelle ?

Non. Le règlement national approuvé par l'arrêté du 29/01/2024 (article 16.3) prévoit que l'adresse de messagerie professionnelle sortante se termine par « .notaires.fr ».

Relancer un client pour des pièces manquantes à l'office

Une pièce qui manque bloque tout le reste : la date de signature recule, le client s'impatiente et l'office passe pour lent. La relance doit dire exactement ce qui manque, pourquoi cela compte et ce que le client peut faire aujourd'hui. Les prompts ci-dessous écrivent ces relances à partir de votre liste, sans jamais recevoir le dossier lui-même.

Pourquoi expliquer le blocage au client

Les clients voient rarement ce qui se passe entre l'avant-contrat et la signature. notaires.fr (page « Acte de vente : délais avant et après la signature », mise à jour le 13/03/2026) décrit cette période comme celle des « formalités préalables » : état civil, urbanisme, cadastre, hypothèques, banque du vendeur notamment. Dire au client que sa pièce rejoint cette préparation, et qu'elle conditionne la suite, est plus efficace qu'un simple « nous attendons ».

Prompt 1 : première relance, claire et courte

Tu es assistant dans un office notarial en France. Rédige une relance courtoise à un client pour des pièces manquantes.
Dossier : [vente / achat / succession / donation], étape actuelle : [ex. : préparation de l'acte].
Pièces manquantes (exactement celles-ci) : [liste].
Pièces déjà reçues, pour le remercier : [liste courte].
Contenu :
- objet : « Pièces manquantes – [TYPE DE DOSSIER] » ;
- une phrase de remerciement pour ce qui a été reçu ;
- la liste à cocher de ce qui manque, avec pour chaque pièce où la trouver en 6 mots au plus ;
- pourquoi ces pièces sont nécessaires, en une phrase, sans jargon ;
- comment les envoyer : [canal] ;
- une proposition d'aide si une pièce est introuvable.
Vouvoiement, 120 mots au plus. Pas de délai menaçant. Laisse [NOM CLIENT] en crochets.

À vérifier : que la liste des pièces manquantes est à jour (une pièce reçue la veille ne doit pas y figurer) et que le canal d'envoi est le bon.

Prompt 2 : deuxième relance, plus précise

Le client n'a pas répondu à une première relance envoyée le [JJ/MM/AAAA].
Rédige une seconde relance qui :
- rappelle sans reproche la première demande ;
- précise la conséquence concrète : [ex. : la date de signature envisagée le [DATE] ne pourra être confirmée qu'après réception] ;
- propose deux solutions : un appel à un créneau [CRÉNEAUX] ou un dépôt à l'office ;
- demande un simple accusé de réception.
100 mots au plus, ton ferme mais cordial. N'emploie ni « dernière relance » ni « sans réponse de votre part ».

À vérifier : la conséquence annoncée doit être réelle et validée par le clerc ou le notaire ; une date évoquée devient une attente chez le client.

Prompt 3 : relancer un tiers (syndic, banque, diagnostiqueur)

Rédige un mail à [un syndic / une banque / un diagnostiqueur] qui n'a pas encore transmis [document] demandé le [JJ/MM/AAAA] pour un dossier de l'office.
Référence du dossier à indiquer : [RÉFÉRENCE INTERNE].
Contenu : rappel de la demande initiale, document attendu, date souhaitée [JJ/MM/AAAA], interlocuteur à l'office [PRÉNOM NOM, fonction].
80 mots au plus, ton professionnel. Aucune information sur les parties à la vente autre que la référence.

À vérifier : que la référence interne suffit au tiers pour retrouver la demande, sans que le mail révèle quoi que ce soit d'autre sur le dossier.

Prompt 4 : le tableau de suivi des relances

Crée la structure d'un tableau de suivi des pièces pour les dossiers de l'office, à reproduire dans notre tableur.
Colonnes : référence dossier, type de dossier, pièce attendue, auprès de qui (client / tiers), date de demande, date de 1re relance, date de 2e relance, date de réception, observations.
Propose une règle de couleur simple (par exemple : orange après 10 jours sans réponse, rouge après 20) et la formule de tableur pour calculer le nombre de jours depuis la demande.
Ne remplis aucune ligne.

À vérifier : les seuils de couleur sont une proposition ; adaptez-les à la pratique de l'office. Testez la formule sur une ligne fictive.

Liste de contrôle d'une bonne relance

Point	Pourquoi
Une seule liste, à jour	Le client ne doit pas renvoyer une pièce déjà reçue
Une raison par pièce	Le client comprend l'utilité et priorise
Un canal unique	Les pièces ne se dispersent pas entre messageries
Une aide proposée	Une pièce introuvable se résout souvent par un appel
Une adresse en « .notaires.fr »	Exigence de l'article 16.3 du règlement national, et repère de confiance contre les faux mails

Rien du dossier dans le prompt

L'assistant n'a besoin que du type de dossier et du nom des pièces, jamais de leur contenu. Le règlement national (article 8.1) étend le secret aux correspondances électroniques : une relance générée avec des crochets puis complétée dans la messagerie de l'office respecte ce principe sans effort. Pour le premier envoi de la liste, voir le mail de demande de pièces au vendeur ; pour tenir le client informé ensuite, le mail de suivi de dossier.