Une note interne peut-elle rappeler le secret aux collaborateurs ?

C'est même un moyen pour le notaire de remplir l'obligation de l'article 8.1 du règlement national (arrêté du 29/01/2024) : veiller à ce que collaborateurs et prestataires soient instruits du secret.

Le télétravail permet-il de recevoir un client chez soi ?

Non. L'article 13.3 du même règlement prévoit qu'un collaborateur ne reçoit aucune clientèle à son domicile, même en télétravail.

Note interne d'office notarial : prompts pour la rédiger

Dans un office, beaucoup de choses se transmettent à l'oral, à la machine à café ou à l'occasion d'une erreur. Une note interne courte, datée et signée, fixe une règle une fois pour toutes et sert de référence aux nouveaux arrivants. Les prompts ci-dessous rédigent ces notes à partir de vos décisions : l'assistant met en forme, le notaire décide et signe.

Les règles de la profession qui reviennent dans les notes

Le règlement national approuvé par l'arrêté du 29/01/2024 (en vigueur depuis le 01/02/2024) contient plusieurs règles d'organisation qu'une note interne peut rappeler :

Article	Règle	Note interne possible
8.1	Le notaire veille à ce que collaborateurs et prestataires soient instruits du secret et le respectent de la même façon	Rappel annuel du secret, signé par chacun
12	Le notaire veille au respect de la déontologie par ses collaborateurs	Procédure de vérification avant envoi d'un projet d'acte
13.3	Aucun collaborateur ne reçoit de clientèle à son domicile, même en télétravail	Règles du télétravail
16.3	L'adresse de messagerie professionnelle sortante se termine par « .notaires.fr »	Interdiction des messageries personnelles pour les échanges clients
2.2	Les prestataires externes respectent des clauses de confidentialité ; les données confidentielles ne doivent jamais être externalisées	Règles d'usage des outils en ligne, dont l'IA

Prompt 1 : annoncer une nouvelle procédure

Tu es assistant de direction dans un office notarial en France. Rédige une note interne qui annonce une nouvelle procédure.
Procédure décidée par le notaire : [décrire en vrac : ex. : tout projet d'acte est relu par un second collaborateur avant envoi au client ; la relecture est notée dans le logiciel].
Format :
- en-tête : « Note interne n° [NUMÉRO] – [DATE] – Objet : [OBJET] » ;
- pourquoi : 2 phrases, sans désigner personne ;
- la procédure en étapes numérotées, chacune commençant par un verbe ;
- qui fait quoi (par fonction, pas par nom) ;
- date d'entrée en vigueur ;
- « Questions : [PERSONNE RÉFÉRENTE] » ;
- signature : [NOM DU NOTAIRE].
Ton neutre, 250 mots au plus. N'ajoute aucune étape que je n'ai pas donnée ; signale à la fin les points flous de ma description.

À vérifier : la liste des points flous que l'assistant renvoie. C'est souvent là qu'on découvre qu'une étape n'avait pas été décidée.

Prompt 2 : le rappel du secret professionnel

Rédige une note interne de rappel du secret professionnel, destinée à tous les collaborateurs de l'office, y compris stagiaires et intérimaires.
Base-toi uniquement sur ces éléments :
- le secret couvre tout ce qui a été porté à la connaissance du notaire dans l'exercice de ses fonctions, y compris les correspondances électroniques ;
- le notaire veille à ce que collaborateurs et prestataires en soient instruits et le respectent de la même façon ;
- les données confidentielles ne sont jamais externalisées.
Ajoute 6 situations concrètes de la vie d'un office (appel d'un proche du client, voisin du bien qui pose une question, conversation dans un lieu public, envoi d'un mail à la mauvaise adresse, copie d'un dossier sur une clé personnelle, texte collé dans un outil en ligne), avec la bonne conduite pour chacune.
250 mots au plus, ton sérieux sans dramatiser, une ligne de signature et une ligne « Lu et compris, date, signature ».

À vérifier : que chaque « bonne conduite » est bien celle de l'office ; pour l'appel d'un proche, par exemple, c'est la pratique validée par le notaire qui compte.

Prompt 3 : l'organisation des congés et de la permanence

Rédige une note interne sur l'organisation de la période [été / fin d'année] à l'office.
Décisions prises : [périodes de fermeture éventuelles, permanence, signatures maintenues ou non, délai de réponse annoncé aux clients].
Inclure : calendrier sous forme de tableau (semaine / présents / référent signatures), consignes pour le message d'absence (texte proposé de 40 mots au plus, sans donnée de dossier), et règle de transmission des dossiers urgents.
200 mots au plus hors tableau.

À vérifier : les noms et dates du tableau, que vous ajoutez vous-même ; le message d'absence ne doit pas donner un numéro personnel.

Prompt 4 : la règle d'usage des outils en ligne

Rédige une note interne de 200 mots au plus qui fixe les règles d'usage des outils en ligne non fournis par l'office (traducteurs, convertisseurs de fichiers, assistants d'IA).
Principes à reprendre exactement :
- aucune donnée de dossier, aucun acte, aucune correspondance client dans un outil non validé par le notaire ;
- pas de compte créé avec une adresse personnelle ;
- quand un outil est autorisé, désactiver la réutilisation des données par le fournisseur si le réglage existe ;
- toute production d'un outil est relue avant usage.
Termine par la liste des outils autorisés : [À COMPLÉTER PAR LE NOTAIRE].

À vérifier : que la liste des outils autorisés est remplie avant diffusion ; une note sans cette liste laisse chacun interpréter.

Pourquoi ces principes

Les trois derniers principes du prompt 4 reprennent des recommandations de la CNIL (questions-réponses du 18/07/2024 sur l'IA générative) : ne pas créer de compte avec une adresse personnelle, désactiver si possible la réutilisation des données d'usage, et encadrer les usages autorisés et interdits par une charte ou une politique interne. Rédiger la note elle-même ne demande aucune donnée de dossier : décrivez la règle, jamais le cas qui l'a motivée avec ses noms. Pour aller plus loin, voir l'IA en étude sans données clients.